W toku postępowania sądowego niekiedy wiele emocji mogą budzić zagadnienia związane
z podpisywaniem dokumentów. Coraz częściej dochodzi bowiem do sytuacji, w których strona kwestionuje fakt podpisania danego dokumentu lub wskazuje wprost, że dany podpis nie pochodzi od niej. Kwestia ta jest niezwykle istotna, bowiem ustalenie tego, czy dana osoba podpisała konkretne dokumenty, a tym samym złożyła oświadczenie woli o określonej treści, bezpośrednio wpływa na sytuację prawną stron procesu. Na gruncie prawa cywilnego warto mieć bowiem na uwadze,
że zgodnie z literalną treścią art. 78 § 1 kodeksu cywilnego, do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarczy złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Wobec tego, fakt niepodpisania danego dokumentu pozostaje nie bez znaczenia, zwłaszcza
w kontekście skuteczności składanych drugiej stronie oświadczeń woli.

 

W tym miejscu warto w kilku słowach odnieść się do tego, czym w ogóle jest podpis. Ogólnie rzecz ujmując przyjmuje się, że podpis to znak graficzny utrwalony własnoręcznie w dokumencie postawionym przez składającego, który umożliwia jego identyfikację. Innymi słowy tylko złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść danego oświadczenia woli wskazuje na autorstwo i prawdziwość tego oświadczania, a także pozwala na identyfikację osoby je składającej. Podpis umieszcza się pod tekstem obejmującym treść danego oświadczenia woli. Wszystko to, co znajduje się poniżej podpisu nie będzie zatem objęte tym oświadczeniem.

 

W rzeczywistości ustalenie osoby składającej dany podpis może nastręczać wiele trudności. Przeważnie w takim przypadku Sąd postanawia dopuścić dowód z opinii biegłego, przy czym nierzadko opinia taka nie jest możliwa do sporządzenia lub jest obarczona licznymi wątpliwościami. Wynika to z technicznych aspektów i charakterystyki podpisu. Zwyczajowo rozumiany (tradycyjny) podpis powinien powstać na papierowym podłożu. Trudności zatem powstają w momencie, gdy przedmiotem oceny jest coraz powszechniej stosowany podpis na tzw. tablecie, czyli urządzeniu ekranowym, jak np. w przypadku elektronicznego potwierdzenia odbioru. W takim wypadku mogą powstać trudności w obiektywnym ustaleniu osoby składającej dany podpis. W przeciwieństwie do tradycyjnie kreślonych podpisów, nie występuje tu bowiem odpowiedni środek kryjący. Inna jest także specyfika wodzenia, bowiem często taki podpis jest wykonywany w tzw. „locie”. Sama pozycja pisarska, która różni się od zwyczajowo przyjmowanej także wpływa na możliwość jego późniejszej prawidłowej weryfikacji. Ponadto występuje także wiele innych czynników, przez które tego typu podpis ma zniekształcony, niekiedy karykaturalny obraz. Tym samym brak jest istotnych elementów oceny, które pozwalałby na bezsporną eliminację, bądź potwierdzenie nakreślenia podpisu przez konkretną osobę.

 

Brak własnoręcznego podpisu, jak również niemożność ustalenia osoby go składającej powoduje,
że dane oświadczenie woli jest bezskuteczne wobec braku możliwości ustalenia osoby składającej to oświadczenie. Ponadto, dokumenty obarczone takimi wadami nie powinny stanowić dowodu
w procesie, bowiem ich wystawca (twórca) jest nieweryfikowalny. Skoro dokumenty zawierające dane oświadczenie woli nie zawierają własnoręcznego podpisu obejmującego treść tego oświadczenia woli, to nie mogły one odnieść zastrzeżonego w nich skutku. Bowiem tylko własnoręczny podpis na dokumencie obejmującym oświadczenie woli pozwala na przyjęcie, że dany dokument zawiera ostateczną, a nie jedynie projektowaną treść danego oświadczenia, oraz że jest ono zupełne i pochodzi od osoby podpisanej.

 

Na marginesie należy także dodać, iż wobec warunku własnoręczności, o którym mowa w art.
78 kodeksu cywilnego, nie jest również podpisem, a jedynie jego kopią, także faksymile, które może być odciśnięty na dokumencie przez każdą inną osobę. Pokreślenia zatem wymaga, że podpisem jest wyłączenie znak napisany (tak np. Sąd Najwyższy w uchwale w składzie siedmiu sędziów z dnia
30 grudnia 1993 r., sygn. akt III CZP 146/1993, OSNC 1994, nr 5, poz. 94). Warto przy tym dodać,
że także na gruncie prawa karnego Sąd Najwyższy stwierdził, iż podpis oznacza znak graficzny umożliwiający ustalenie tożsamości osoby składającej podpis i musi być przez nią samą złożony
(np. wyrok z dnia 10 sierpnia 2011 r., sygn. akt V KK 35/11).